SOP 标准操作系统与知识库
依据源文件「富通云报价+订单+水单+售后+索赔+返点+出运流程_3.xlsx」100% 还原构建。
点击下方模块进入对应工作流。
1. 报价-询价流程
包含新建报价单、系统搜货、询价任务及 48 小时建档规则。
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2. 订单生成与跟单
涵盖四大客户前置确认、定金认领、出运协同及满意度回访。
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13. 台湾崧美转运线
高合规控制：主体切换、两岸报关单据核对、零税率发票流转。
高危合规模块
4. 售后与 8D 溯源
强制防呆更新，及补货、减款 (Credit Note)、实物退货分支。
售后处理中心
5 & 6. 财务与返点
微信群认领、特价(TJ)拆算、客户年度净额返点索赔单开具。
资金流操作
系统规范字典库
全域单号命名规则、文件附件存储路由、图纸版本控制规则。
查阅规则表
1. 报价-询价流程
新建报价单
OE/NF批量导入
检查库存与价格
有库存: 优先报价
无价/新货: 询价(48H)
1. 新建报价与产品排查
新建报价单。通过 OE 批量导入产品（EXCEL 整理好内容后，直接粘贴）。OE 如果很明显知道多个 OE 对应相同产品时；通过这个入口进行 OE 导入产品。也可通过 NF CODE 批量搜索产品。复制传统版导出的报价单-NF CODE。上传原表格；上传报价单excel版本。
NF CODE 查询列表地址与操作
NF CODE 查询列表做整列查询
https://www.kdocs.cn/l/cfNUCKYdKaao
操作步骤：复制 - EXCEL - 粘贴为数值 - 粘贴值
新建截图(ID_02F...)
流程截图(ID_686...)
报价单显示的产品需要检查；尤其多规格 ANS/ANH 需要看有没有库存；需要检查有库存的优先报价。
风控与防呆：避免订单用了错误的编码还需要修改；采购只有到出库的步骤才发现问题！严格高质量客户选择 ANH；其他客户选 ANS。
2. 找货、询价与审批流
没有价格的需要询价任务+只保留需要询价的产品；有价格的不要包含在询价单。系统里面没有的产品需要在网上找产品。找产品+询价流程：1. TECDOC 2. ONLINE UK 3. GOOGLE/EBAY。必填：OE/车型的中文描述/图片/网页链接。表格提交采购部；富通云提交任务单号和附件表格。产品确认后根据新建产品流程进行新建。
强制规定：如果产品属于新产品；需要询问-采购部-这一款是否有多种状态（比如同款但总长、圈数、尺角度、市场不同）。涉及新产品，需要在48小时内录入产品。如果涉及新的OE需要在48小时内完善产品模块。如果有打包数据也需要第一时间录入系统。
报价单检查，哪一些是此客户没有采购过的产品：需要通过样品确认流程；在报价和订单确认前提出来，第一次下单不得超过 5 只。
报价单审批-通过后--打印。订单前，客户确认价格后，咨询运费-如果涉及（国内运费/国外运费/咨询定制包装费用）。生成订单-并进入【订单流程】。
全局提醒：如果产品有 EPS SR 翻新的；需要提醒客户具备配合我们远程编程的能力。业务部+采购部：产品信息优先以工厂提供的为准，发现有缺失的需要及时更正并完善。采购提交询价记录时特别注意价格需和规格匹配，李总审核报价备注修改型号，严禁出成翻新的。
国外空运费咨询格式模板
咨询空运费
订单号：WX25XXXXX
1. 空运费价格：
2. 空运时间：
3. 出货地址：厦门-小荣
4. 收货具体地址：波兰, No12, Abudabzic Road, Polki, Poland 1092ES
5. 货物：1支转向器
6. WEIGHT：14KG
7. DIAMENSION：154CM×14CM×23CM
8. 1总预估重量：14KG
9. 1支总预估体积：0.05立方米
10. 单只净重：13KG
11. 毛重：14KG
客户希望对比多加费用越低越好；客户希望对比多家时效越快越好
2. 订单流程
生成订单 (+TJ)
客户4项确认
系统必填项录入
交跟单表/认水单
出运与满意度跟进
1. 订单生成与客户前置确认
原报价单找到3个点；生成订单；如果是特价的订单需要 +TJ。如果有特价的产品需要标注出“特价”。检查产品信息，新产品需询问采购多种状态。李总：负责检查+录入特价提成(正常提成就空白)。财务：可以通过订单查看此单特价产品金额，收款按比例计算。
生成订单截图
订单前，客户确认价格后。【注意】提交跟单表前，需要和客户确认 4 项：1. 产品图纸、实物图、样品、附件（如修理包外球头） 2. 包装：中性纸箱、工业包、木箱、定制包装 3. 标识：钢号、标签、唛头 4. 是否限高、是否可以堆叠、是否打托盘。
外发客户 4项确认英文模板
Please confirm:
1. Product drawing/picture/video/sample
2. Packaging: Neutral Packaging
3. Labels: laser print/ inner box label/Outter box label/shipment marking
4. Pack in pallets/pallet height or weight limits
必填包装方式；如果没有的话要选“中性包装”。必填给客户承诺的“要求订单货齐日期”+“要求订单出货日期”。必填钢号+唛头信息；如果没有特殊钢号，写：客户无特殊钢号。客户若每次都一样包装可存到客户唛头。保存，完成 提交审批。
2. 财务认领、出运跟进与回访
审批通过；通知客户支付订金认领水单（欠款客户跳过）。（微信+邮件）提交表格跟单表说明；和订单打包完成前的信息可以都存在订单附件。完成未出货汇总（NFYO未出货汇总-实时更新）。
定制标签：客户定制标签需要提前打印好；发快递给厦门；打包前需要和小荣电话确认标签数量是否满足打包要求。
给客户发 order update 每个月至少一次。货好前 2 周，通知客户支付尾款；认领水单。通知小荣安排打包；注意特殊包装方式+钢号。和单证协调出货。做出运+存档打包明细+打包照片+CI+PL+BL。CI_PL_BL发给客户。
注意：因为 CI PL BL 是根据实际出货的一票货；所以应该是和出运一致（出运需要看专门出运教程）。
和订单打包后存在相应出运附件（这样方便查看分批出运的不同内容）。ETA 前一周 设置好提醒 日程-企业微信（比如1.7的ETA; 设提醒日期1.1）。预计ETA前一周通知客户清关+收货。
满意度调查：客户满意度调查（邮件/whatsApp/电话，涉及建议收货后反馈，建议 ETA+2WEEKS 发起）。把客户回复记录在富通云，订单进度查看是否显示。完成。
3. 出运流程
出运单建立与严格校验
原订单找到3个点；安排出运。记录本次出货正确的型号+数量。如果是合并运需要把包含的订单都从这个位置导入。
合并运导入截图
出运的型号数量需要和本次 CI+PL 一致！如果分批出货的订单是 CH-原订单号-1；只包含本次出运的型号+数量。
强追溯要求：如果有钢号；流水号；一定要写清楚；便于后续售后处理时的追溯！
收到 ETA+ETD 需要记录系统+通知客户。单证需要完成的步骤：协助订舱+通知业务ETA+ETD 这两个日期需要存系统。
4. 售后-索赔-补货 (8D闭环)
发起售后单
业务采购开会 8D溯源
强防呆:更新系统话术
选择处理分支
1.补货 (建0元单)
2.减款 (Credit Note)
3.退货 (查运费+验货)
1. 售后立项与 8D 强防呆机制
原订单找到3个点；生成售后单。填写信息红色方块部分为必填+上传附件（如客户没提具体问题可先填“暂无待回复”需要先提交）。提交审批后导出售后单张贴公告栏目，邮件提交采购部+李总。
开会讨论。采购部收集信息：入库时间、单号、数量、单价、当前/在途库存、是否在保固期，与供应商咨询并提出索赔申请。提出避免发生同样问题的措施；更新售后单、8D-必要时更新流程。解决方案记录在富通云售后单。
【WPS Docs】售后单模板记录规范
https://www.kdocs.cn/l/chlitrpkWlIV
示例：2025-11-2：采购提出解决方案，与客户沟通中，沟通内容如下：...
提交采购审批，提交李总审批，邮件提交并跟进所有人员。如果涉及到产品/客户/供应商编码修改(ANS/OE等)需及时更正避免下次出错。必须自我模拟：下次如果给相同OE，能否提醒到自己？
强制系统拦截防呆：下一次涉及到此产品/客户需要特别注意；备注在产品库中文描述；或客户/供应商备注必须加：
【**此产品有两种，报价下单需要提醒客户可业务核对清楚**SH-WX0000;总长、圈数 是否带电感】【**ATTENTION WE HAVE TWO TYPES, PLEASE CONFIRM**SH-WX0000； TOTAL LENGTH\ NUMBER OF TURNS】
2. 解决方案三大分支操作
如果客户同意补货，不索赔：业务新建订单，单号：BH-SH-原订单号（只包含需要补货型号数量，价格=0）。采购做采购订单+入库，单号：BH-SH-原订单号-原采购单号。索赔-提交审批(金额是货物价值)。正常操作出运。与客户协商直到满意。
如果客户不同意补货，给客户减款：业务给客户出索赔单 CREDIT NOTE。索赔-提交审批（业务提交客户索赔；采购提交供应商索赔）。下一次收款、付款，财务检查此客户、供应商是否有索赔需要抵扣！
如果客户提出退货：提出退货申请。索赔备注客户退货。业务单证对比国外退回运输费用，采购与供应商协商运费承担部分。仓库入库验货，反馈是否符合退货标准（是否出自我们/型号数量）。退供应商走其他出库/采购退货。
流程终结：以上全部防呆与分支完成后，找到管理员选择：是否可以关闭；管理员按实际情况选择“是”or“否”。
13. 涉及台湾转运的流程
高合规警告：此专线涉及 厦门 ➔ 台湾 ➔ 美国 多实体运转！公司主体必须切换为【崧美】，启运地【Taichung】。两岸报关单金额与零税率发票必须绝对闭环！
主体切"崧美"/Taichung
客户汇款至台湾崧美
厦门出货至台湾(外贸)
台湾凭进口报单汇北京
陈宇谦组装打包
金亩报关/货代订舱(禁堆叠)
开立零税率二联发票
1. 主体确立与第一段资金流
客户的报价单/订单-注意公司“崧美”；启运地“Taichung”；导出的表格需要对应相应的抬头等信息。同时需做一个客户为崧美的订单做采购记录，核实进出口报关及收款金额（核实情况需要考虑收款和报关；还有不报关的金额）。
先收到客户汇款给崧美的金额，业务在企业微信群认领（做业绩记录，在富通云收款做记录；不涉及银行结汇）。业务通知台湾会计收款的金额和原因。财务录入水单。
通知台湾会计邮件模板 (reach7061@yahoo.com.tw)
有关台湾需要提交给财务的信息 包括收汇款 进出口报关单 开的发票报销 需要提交这个邮箱：
订单号：WX2510021
客户代码：20140241
尾款：41118.50USD（扣除手续费USD41.09，实际收到USD41076.96）(崧美彰化银行收款）
是否报关：是(台湾出口报关-高雄）
预计报关日期：3月19-3月30
系统：新
2. 跨海物流与税务单据闭环
出货-厦门-台湾。业务跟单表注明出货给台湾的标签/唛头，采购出货单标注出是外贸的（加颜色或备注外贸+单号）。出口-厦门-台湾：单证将报关单和进口申报的报关单优化后发给业务，业务提交台湾会计。崧美按照台湾进口申报的报关单金额向银行申请汇款给北京鼐富，北京结汇；台湾鼐富开发票给崧美(组装金额)。
出货-台湾-美国。台湾收到通知陈宇谦查收型号数量/组装打包。单证联络报关行“金亩”(提货费控1000台币内/办COO原产地证) 及货代订舱。发送 ORDER UPDATE 给客户(ETA/ETD/装箱图片)，ETD-7天提醒收货。LINE+邮件沟通会计师事务所-嘉信办公室。
物理红线：邮件订舱/报关必须明确：“**注意我们本次货物禁止堆叠；因为很重 会压环；麻烦您特别注意协调！”
税务红线：嘉信办公室/台湾财务拿到出口报单时，要记得根据上面的报关日期开立 零税率的二联式发票，发票开给出口报关单上的收货人；0税率发票用于公司向国税局申报营业额！
台湾货代/报关行通知邮件模板
您好，我司本次有一票货物出口美国；
订单号：[WX2603013] / 预计出口日期：2026/7/21
本次出货是FOB；和之前一样
**注意我们本次货物禁止堆叠；因为很重 会压环；麻烦您特别注意协调
有提单草单，电放前麻烦先发我司确认
地址：台中市大里区树王路330号之二号
联系人1：陈宇谦 0912634436 / 联系人2：吴咅霖 0910414597
货物尺寸如下：[115*105*95...等]
准确信息：[8]件铁托盘，毛重[6701]KGS, [9.89]CBM
5. 水单认领流程
企业微信外汇群认领水单。财务-收款-找到需要认领的水单。
财务防呆核查点：
1. 如果有TJ(特价)；需要查看一下“特价金额是多少”！
2. 认领前，先看一下有没有“索赔”需要抵扣！
1. 如果有TJ(特价)；需要查看一下“特价金额是多少”！
2. 认领前，先看一下有没有“索赔”需要抵扣！
认领预收-或应收-导入合同号。填写清楚信息和银行扣费。点确认-完成。
系统闭环：点确认后，注意回到详情页；点击“认领确认”。
6. 奖励与返点
算出此客户年度净收款（收款-减款、退货）按照合同的返点率计算年度奖励；并提交财务和李总审批。审批通过后；富通云给客户出索赔单-命名 JL-YYYYMM客户代码；填写信息。
奖励(索赔原因)制单模板
给客户返点：
本年度2025/1/1-2025/12/31- 客户净采购金额为￥XXXXXX.00; 所以客户按照XX%进行奖励返点；
返点金额为￥999.00;
并于WX2501201 订单尾款做减款
索赔-提交审批；认领水单需要在企业微信群认领时注明。下一次收款，财务检查此客户是否有奖励需要减款。
微信群水单认领(含奖励抵扣)模板
客户代码：20190061
定金：XXXXUSD
全款：XXXXUSD
是否报关：是
预计报关日期：12月初
系统：新（富通云）
索赔；WX2505006-USD XXX
奖励（索赔模块）：JL-202512-20190061 - USD999
7. 单号命名规则字典
| 命名要求 | 生成规则公式 | 系统举例 | 备注 |
|---|---|---|---|
| 报价单 | BJXXXXXXX | BJ2501001 | |
| 特价报价单 | TJ-BJXXXXXXX | TJ-BJ2501001 | |
| 询价单 | XJ-BJXXXXXXX | XJ-BJ2501001 | |
| 订单 | WX000000 | WX2501001 | |
| 特价订单 | TJ-WX000000 | TJ-WX2501001 | |
| 跟单表 | 跟单表WX000000 | 跟单表WX2501001 | |
| 出运 | CH-WX000000 | CH-WX2501001 | |
| 合并出运 | CH-WX000000&WX000000 | CH-WX2501001&WX2501002 | 使用 & |
| 分批出运 | CH-WX000000-1 | CH-WX2501001-1 | 加后缀 -1 |
| 售后 / 索赔 | SH-WX000000 | SH-WX2501001 | |
| 补货 | BH-SH-WX000000 | BH-SH-WX2501001 | |
| 奖励 | JL-YYYYMM客户代码 | JL-20251220160352 | 年份+月份+客户代码 |
8. 文件存储流程字典
| 文件类型 / 命名要求 | 系统存储位置路由 |
|---|---|
| 报价单 | 富通云-报价-附件+备注可以放共享文件链接 |
| 询价单 | 富通云-询价任务-附件+备注 |
| 订单PI / 客户签字PI / 客户付款凭证 / 付款水单 / 财务收款水单 / 跟单表 / 包装附件 / 其他附件-涉及打包前所有 | 富通云-订单-附件+备注 |
| 打包明细 | 富通云-出运-附件+备注 |
| CI PL / BL | 富通云-结汇-附件+备注 |
| 索赔单 | 富通云-财务-索赔-附件+备注 |
| 售后单+售后相关文件 | 富通云-售后-附件+备注 |
| 报关相关文件 | 富通云-报关-附件+备注 |
| 产品PDF + 图纸 + 产品相关文件 | 富通云-产品-附件+备注 |
| 客户相关文件 / 客户背景调查 / 客户目录 / 客户合照 / 客户会议PPT+总结 | 富通云-客户-文件-附件+备注 |
| 公司流程文件 | WPS |
| 公司流程文件-其他文件 | 云盘 |
15. 图纸命名流程 (Version Control)
防呆控制：所有图纸上传入库前，文件名必须符合以下拼接公式，以避免生产交货版本错误。
| 图纸归属状态 | 命名拼接公式 | 系统范例 |
|---|---|---|
| 供应商原图纸 | 新规格编码-原NF CODE-富通云供应商编码-NFYO DRAWING-年年年年-月月-日日 | N01902ANS-NF-V0-10N-180-NFYO DRAWING-2026-05-13 |
| 供应商修改的图纸 | 新规格编码-原NF CODE--富通云供应商编码-NFYO DRAWING-年年年年-月月-日日-V(修改次数) | ...-180-NFYO DRAWING-2026-05-13-V1 |
| 客户原图纸 | 新规格编码-原NF CODE-客户代码-CUSTOMER ORIGINAL DRAWING-年年年年-月月-日日 | ...-20180137-CUSTOMER ORIGINAL DRAWING-2026-05-13 |
| 客户修改图纸 | 新规格编码-原NF CODE-客户代码-CUSTOMER DRAWING-年年年年-月月-日日-V(修改次数) | ...-CUSTOMER DRAWING-2026-05-13-V1 |
| 客户签字确认图纸 (核心凭证) |
新规格编码-原NF CODE-客户代码-CUSTOMER APPROVED DRAWING-年年年年-月月-日日 | ...-20180137-CUSTOMER APPROVED DRAWING-2026-05-13 |
9. 客户跟进 + 每月客户统计分析
客户数据分析与商机挖掘
系统-统计出客户所有下单的产品。富通云导出-客户销售记录--2025-10-01-今天。全选后-导出（注意导出所有需要的信息即可）。勾选正确字段+“主信息、产品合并在同一张表格”。把信息按照对应的复制到之前传统版的订单记录。
新增一列；输入公式
=YEAR(B2)。B列设置为日期。C列设置为数值。全选-插入-透视表-新工作表。执行透视表分析，写出变化。商机挖掘：我们有销售在客户市场-复制粘贴筛选重复项，找出此客户没有采购的产品。进行针对性推销。
CRM 客户跟进记录
客户跟进：填写内容-尽可能多写；可以给自己设置提醒。跟进内容会显示在“时间轴”。
培训会议录像参考
会议录制: Lucy吴的快速会议
日期: 2026-1-28 13:41:43
录制文件: 点击此处观看腾讯会议录像
10. 重要链接 (内部快捷入口)
11. 其他 (表格技巧与智能工具)
办公软件高级处理技巧
| 技能分类 | 具体操作指南 |
|---|---|
| 订单统计分析 | 富通云导出订单记录 / 富通传统版导出订单记录 ➔ 插入透视表-进行分析 ➔ 拖动数据进行分析。 |
| 文件处理 | 排版优化：将表格打印的时候变成一页。 |
| 文件处理 | 公式技巧：做标签时用 & 和 CHAR(10) 换行。 |
表格处理-豆包指令 (清洗非结构化文本)
当客户发来大段混杂着车型、OE码、属性的文字时，请复制以下指令给 AI 工具（如豆包）进行数据清洗：
"TOYOTA ECHO (1999 - 2005)
TOYOTA FUN CARGO (1999 - 2005)
TOYOTA VITZ (1999 - 2005)
TOYOTA YARIS (1999 - 2005)
TOYOTA YARIS VERSO (1999 - 2005)" 4806859035, 4806859055 Front Left Lower NF8-0431
丰田 雅力士两厢
4806959035, 4806959055 Front Right Lower NF8-0432
这是两个产品的产品信息
第一个产品的”原NFCODE 导入“是NF8-0431，
两个产品的英文描述是相同的：TOYOTA ECHO (1999 - 2005)
TOYOTA FUN CARGO (1999 - 2005)
TOYOTA VITZ (1999 - 2005)
TOYOTA YARIS (1999 - 2005)
TOYOTA YARIS VERSO (1999 - 2005
第一个产品的OE 是4806859035, 4806859055
第一个产品的产品参数是：Front Left Lower
第二个产品的”原NFCODE 导入“是NF8-0432
第二个产品的OE 是4806959035, 4806959055
第二个产品的产品参数是：Front Right Lower
用excel 格式给我，表头 原NFCODE 导入，英文描述，产品参数，OE，两个产品分别各一行
12. 测试题目 (沙盘演练)
系统演练说明：请使用下方给定的测试数据，在系统中完整跑通报价➔订单➔收款➔出运➔售后的闭环。每完成一步都需勾选。每一步都提交给客户，邮箱：autoparts@nfyo.com。
数据源 (请录入系统测试)
| 客户代码 (OE) | 产品编码 | NF CODE | 客户货号 | 数量 | 单价USD | 总价 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 5650007600 | 10 | 60 | 600.0 | |||
| 130730924 | 20 | 70 | 1400.0 | |||
| 71719534 | 10 | 20 | 200.0 | |||
| 564001P000 | 20 | 20 | 400.0 | |||
| 480809U00B | 10 | 20 | 200.0 | |||
| 564001P200 | EPS144GCDPSN | 20 | 0 |
需要完成的事项 (任务通关清单)
1. 报价流：1. 报价单； 2. 没有价格的-询价单； 3. 根据流程完成后面步骤-认领水单-做出运-跟单表-做售后-做索赔。
2. 收款流：收到客户汇款 2800USD ➔ 1. 群里认领水单； 2. 按照流程进行后面步骤。
3. 物流流：收到小荣打包明细 ➔ 1. 做出运单-存储打包明细； 2. 根据流程坐后面步骤。
4. 客户服务：客户满意度调查-发邮件+存系统。
5. 售后危机：售后-产品+数量: 5650007600(10只 60单价), 130730924(20只 70单价)。处理办法：仅减款-不退货。
14. 富通云样品接收流程
此流程模块暂无数据
(源 Excel 文件 "富通云样品接收流程" 工作表为空，等待业务规则制定后补充)